Tratando de organização, a situação mais recorrente nos dias de hoje é a utilização de um planejamento diário para se guiar ao longo do dia. Mas o problema de se preparar com base no horizonte de 01 dia, é que você não consegue ter uma visão macro e estratégica. A ideia de realizar o planejamento semanal é acabar com a situação onde você sai correndo de um lado para outro sempre preocupado com as deadlines e sem noção de tempo.

Vou começar dizendo que o que você faz com o seu tempo é escolha sua. O que isso quer dizer? Você dita suas próprias prioridades, você, ninguém mais. Traçar prioridades é o elemento chave para começarmos a discussão de planejamento e organização. Não tem tempo? Talvez o problema seja que você não soube definir suas prioridades corretamente.

Passos Iniciais

Para começar, você vai precisar de uma agenda. O ideal é utilizar uma que permita a visualização de todos os dias da semana de uma vez, assim você terá uma visão mais abrangente da sua semana e prioridades. Se você utiliza uma agenda convencional (um dia por página), é interessante adotar um calendário separado que proporcione essa visualização. Não é uma exigência ter esse calendário, seu rendimento não estará comprometido sem ele, mas auxilia no planejamento.

  • Utilizar canetas com cores diferentes ou post its ajuda a ter uma maior noção de urgência nas tarefas, então tente separar pelo menos duas ou três cores diferentes para te ajudar na hora de classificar o grau de importância das atividades a serem realizadas.
  • A utilização de uma planilha como recurso pode te ajudar a ter uma visão de longo prazo. Uma ideia interessante é criar uma planilha mensal por exemplo, para aumentar seu campo de visão (por mais que o seu planejamento seja semanal).
  • Existe também a possibilidade de utilizar programas ou aplicativos no lugar de agendas, conforme preferência.

Descarregando suas responsabilidades

Por mais que você confie na sua memória, utilizá-la como agenda não é uma boa estratégia. Quando todas as suas tarefas e compromissos estão armazenados apenas na sua cabeça você perde noção de quantidade, e o volume de afazeres parece muito maior do que realmente é. Sem contar a grande possibilidade do esquecimento de algum compromisso ou tarefa. Isso gera uma ansiedade desnecessária que vai prejudicar sua produtividade e te deixar estressado.

Quando você descarrega suas demandas num local seguro, como uma agenda, você assume o controle de volume e de tempo, ou seja, sabe o que deve ser realizado e quando.

Prioridades

Uma vez tendo a lista de coisas a serem feitas na semana, identifique quais são suas prioridades, anote as deadlines para cada uma delas e determine o tempo que irá gastar para executá-las. E quando eu digo escreva, quero dizer realmente colocá-las no papel, deixá-las bem visíveis, não vale a anotação mental.

  • Defina de três a cinco prioridades por semana, mais do que isso significa que você não está conseguindo identificar suas prioridades corretamente. As prioridades são as tarefas imprescindíveis para a semana, que tem que ser feitas a todo custo, não aquelas você apenas deseja fazer.
  • Para o caso de atividades maçantes ou desinteressantes, você pode atrelar uma recompensa a elas. Dessa maneira se sentirá mais motivado a fazê-la. Mas seja honesto consigo mesmo, não aceite a recompensa a não ser realmente tenha cumprido suas obrigações. Você tem que condicionar o seu cérebro a bater metas.

Planejamento

Chegou a hora de planejar de fato a sua semana, mas como exatamente fazer essa programação? É difícil planejar a sua semana depois que ela ja começou, não queremos a situação de planejar enquanto realiza, não é ideal para um planejamento efetivo. O momento adequado é antes de a semana começar. Para a maioria das pessoas, a semana começa efetivamente na segunda-feira, então, para este cenário, é preferível montar sua programação no domingo ou no sábado.

Definidas as suas prioridades e atividades da semana, é hora de remanejá-las na sua semana. Dessa maneira você consegue reduzir os riscos (passar do prazo por exemplo) e prever resultados.

  • Começando pelas prioridades, defina um horário para realizar-las e estime sua duração. Especificar uma data e um horário ajuda a evitar a postergação e a procrastinação. Não se deixe entrar na onda do “depois eu faço” ou “ainda tem tempo”. Se você se planejou para fazer determinada tarefa, então não adie quando chegar o momento. Você tem que pensar que se planejou para realizá-la naquele momento por algum motivo.
  • Separe compromissos e tarefas: compromissos tem hora determinada, são agendados. Tarefas podem ser realizadas no decorrer do dia ou da semana.
  • Antecipe tudo que for possível, trabalhar no limiar dos prazos e datas abre espaço para ser pego de surpresa. Conte com a possibilidade de imprevistos.
  • Seja realista: não adianta encher a sua semana de afazeres e metas, você precisa ter noção do que é alcançável.
  • Coloque atividades de lazer: é importante ter um tempo para si mesmo também, caso contrário você fica muito mais estressado e nervoso e acaba sendo contraproducente. Ter um tempo para si não é luxo, é uma tática para aumentar a produtividade.
  • Não planeje cada minuto de cada dia. Considere que imprevistos acontecem, então é preciso ter um tempo reservado para situações emergenciais. Além do mais, controlar cada segundo do dia vai afetar seu psicológico de maneira negativa, a intenção não é e nunca foi se transformar em uma máquina que só realiza ações friamente calculadas.
  • Tente não concentrar coisas demais em um dia só. Em dias da semana que são mais cheios, que você tem muitas aulas por exemplo, delegue menos atividades. Até porque se você delegar muitas tarefas e não conseguir fazer vai afetar diretamente o resto do seu planejamento semanal.
  • Dica: cuidado com as segundas-feiras. Se o primeiro dia da semana não transcorrer conforme planejado pode repercutir no resto da semana e bagunçar seu planejamento.

Categorização

Classifique as suas demandas semanais conforme o nível de prioridade, por exemplo especificando se se são importantes, urgentes ou circunstanciais. Utilizar um esquema de cores pode ajudar na visualização.

  • Pensar na logística das suas atividades é uma ótima estratégia para poupar tempo. Se você tem atividades a serem feitas no computador, por exemplo, se organize para faze-las todas de uma vez, ou se tem que ir a um determinado local verifique se não há mais nada para ser realizado nas proximidades. Essa dica vai fazer bastante diferença para aquelas pessoas que costumam chegar ao fim do dia com a sensação de que ficaram o dia inteiro ocupadas mas não conseguiram fazer nada. É essencial para quem quer apostar na eficiência.
  • Atualize o status das tarefas. Você fica motivado a dar continuidade ao seu planejamento quando consegue mensurar resultados, ou seja, quando vê que as coisas estão sendo feitas de fato.

O santo equilíbrio

Não esqueça de planejar horas de lazer e para si mesmo. Ter um tempo para investir em si mesmo não deve ser uma tarefa a ser colocada apenas se sobrar tempo, inclusive é decisiva para ser mais produtivo. Não se deve de maneira alguma negligenciar sua saúde mental ou física. Você tem que separar horários para se exercitar, ou sair com os amigos, passar tempo com a família, entre outros. Você não vai deixar de fazer as coisas que gosta só porque agora se planeja, você apenas vai passar a realizá-las em determinados horários. Dessa maneira você vai ter mais tempo para fazer as coisas que gosta e vai conseguir aproveitar mais esses momentos, uma vez que não vai ficar pensando sobre suas outras obrigações, porque ja se organizou previamente para estar onde está, acabando com o sentimento de culpa de uma vez por todas.

Parece utópico atingir o equilíbrio quando se tem tantas obrigações e demandas a suprir, tanto no âmbito profissional quanto no pessoal, mas é possível. Você tem tempo, é só questão de rearranjá-lo de maneira eficiente. No começo vai ser difícil, a adaptação não é fácil, mas o saldo no final do dia é positivo. Você vai poupar horas de trabalho e finalmente deixar de se perguntar onde foram parar as horas do seu dia.

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